Si preparar una buena reunión en la oficina requiere tiempo y know how para que todo salga perfecto, en tiempos de COVID-19 aún más. ¿Qué aspectos nuevos debo tener en cuenta? ¿Existe un protocolo a seguir?

 

Desde Fudeat, plataforma que agiliza la contratación de catering en empresas, queremos facilitar la vida a las personas organizadoras y por ello en este artículo vamos a repasar todo lo que se necesita saber para que la preparación previa a una reunión en la oficina no sea un infierno. ¡Sigue estos consejos y todo saldrá perfecto!

 

Vamos a empezar hablando de las cosas básicas, todas aquellas que se tienen que tener en cuenta sí o sí. Y es que para preparar una mesa para una reunión hay que seguir un protocolo empresarial y colocar todos los elementos de forma correcta. Además, iremos mencionando aquellos nuevos aspectos a tener en cuenta para poder cumplir siempre con las medidas de higiene y seguridad necesarias en tiempos de COVID-19.

 

Para empezar, algo imprescindible es la correcta desinfección de la sala. Es básico el abrir y airear las salas entre reunión y reunión así como desinfectar con un equipo de limpieza todas las superficies antes de que vuelva a ser ocupada (ya sea por los mismos asistentes como por otros nuevos).

 

Hay que tener muy en cuenta también, las capacidades de las salas y las limitaciones de aforo de cada una. El respetar las distancias de seguridad nos ayuda a poder trabajar en un ambiente seguro evitando distracciones y preocupaciones innecesarias. Por supuesto, el uso de la mascarilla por parte de los asistentes es obligatoria.

 

Hoy más que nunca, la labor logística y preparatoria antes de una reunión es fundamental para el éxito de la misma.

 

Elementos que ayudan a que la reunión sea un éxito

  • Agenda del día
  • Resumen/acta de la reunión anterior
  • Cualquier documento necesario para llevar a cabo la reunión: llevar ya todo impreso o enviado por email de antemano a los participantes
  • Hojas en blanco o bloc de notas
  • Bolígrafos (si son corporativos, mejor)
  • Botella de aguas individuales + vasos (posavasos y servilletas de cocktail opcionales)
  • Caramelos (opcionales)
  • Gel desinfectante
  • Papelería y documentos
  • Claves para acceder al wifi
  • Cables para conectar tanto de PC como de MAC

Se colocan delante de cada asistente (centrado respecto a la silla):

  • A la derecha, el bolígrafo con la punta hacia el centro de la mesa
  • A su izquierda, los documentos y papelería.

En el caso de que se tengan carpetas corporativas, toda la documentación se colocaría en su interior siguiendo un orden según la importancia de cada documento o de su orden de uso:

  • Primero la agenda del día (lo más visible)
  • Tras la agenda, el acta de la reunión anterior
  • Documentos necesarios para la reunión

Bebidas para los asistentes

El agua es imprescindible en una reunión. Aunque está permitido poner jarras de aguas grandes para compartir en medio de la mesa, lo más recomendable en época de Covid-19 es colocar una botella pequeña o media por persona arriba a la derecha de los documentos junto con un vaso. Los vasos colocados siempre boca arriba y mejor ponerlos minutos antes de que empiece la reunión para evitar que se llenen de polvo.

Es importante siempre comprobar que están totalmente limpios y desinfectados. Además, nunca está de más poner, a modo de posa vaso, una servilleta cuadrada pequeña para evitar que se moje la mesa.

Algo que es relevante es que si asisten 5 personas a la reunión, se ponga un refuerzo de botellas de agua en la mesa auxiliar. Así, si alguien se acaba su botella, podrá coger otra fácilmente.

En el caso de que haya café, dependerá de si el café va en termo o se dispone de máquina de café. En el caso de que vaya en termo, éstos suelen ir colocados en el medio de la mesa y las tazas justo centradas arriba de los documentos. En el caso de que haya máquina en la sala (opción más individual y recomendada en estos tiempos para evitar que todos al servirse toquen el termo), ésta normalmente se coloca en una mesa auxiliar junto con las tazas, azucarillos, cápsulas, cucharillas…

Lo mismo que con los vasos de agua, nunca está de más colocar dos tazas por persona en reuniones pequeñas o una taza y media por persona en reuniones grandes. Recuerda: no todos toman café, pero sí muchos repiten.

Nunca olvidar aquellos que beben té. Para evitar tener que encargarte en el último momento si alguien lo pide, recomendamos tener a mano un termo con agua caliente y una bandejita con diferentes sobres de té e infusiones.

¡Sigue estos consejos de Fudeat y el éxito de tu reunión está garantizado!