El 23 de abril se celebra el Día de la Secretaria, una figura polivalente, cada vez más imprescindible en la empresa.

Capacidad de aprendizaje y adelantarse a las situaciones se han convertido en cualidades imprescindibles para cualquier secretaria.

El 23 de abril se celebra en España el Día de la Secretaria en tiempos de COVID-19. En una jornada en la que se rinde el merecido homenaje a las profesionales que día a día, y especialmente en los últimos tiempos. Los cambios que ha provocado el COVID-19 en las oficinas, la han convertido en una figura imprescindible para buen funcionamiento de todas las piezas que conforman una empresa.

Desde Fudeat queremos reivindicar un año más la figura de la Personal Assistant (P.A.). Y ponemos en valor su trabajo y preguntando a sus principales representantes cómo ha sido la adaptación. Les consultamos sobre cuales han sido los beneficios y contras del trabajo a distancia. Y nos cuentan cuáles creen que son los próximos pasos a la hora de seguir manteniendo el espíritu de equipo y la implicación de todos los empleados.

Un año de aprendizaje y reinvención

Con todo lo que ha ocurrido en el último año, el papel de la secretaria se ha visto forzado a reinventarse. Se ha adaptado a las nuevas necesidades. Como afirma María Sánchez de IMA (International Management Assistants), “hemos probado diferentes estrategias para seguir ejerciendo la función de apoyo y soporte tan necesaria. Re-evaluando nuestras tareas, pausando algunas de ellas (viajes y eventos presenciales). Y asumiendo aquellas que eran requeridas dadas las nuevas circunstancias”.

Para Yolanda Álvarez, de Topsecretaria, “la forma de trabajar ha cambiado enormemente. Las casas de las secretarias se han convertido en sus oficinas. Las herramientas y aplicaciones de trabajo colaborativo han sido claves en la continuidad del trabajo”.

Para M. Claudia Londoño, presidenta de la Asociación de Secretariado Profesional de Madrid (ASPM), el cambio ha sido radical, “hemos pasado de hacer todo presencial a hacerlo todo online”.

Por su parte, Macarena Bellido miembro de la ASPM define la situación como “más intensa, con muchos cambios a nivel personal y laboral, lo que se ha visto reflejado en la forma de trabajo diario. Las plataformas digitales han sido la salvación. Nos permiten tener incluso más reuniones que antes ya que no se pierde tiempo en los desplazamientos. Se siguen usando plataformas como Skype y se han ido incorporando nuevas como Zoom o Teams”.

El reto de mantener el espíritu de equipo en la distancia

Aunque poco a poco algunos equipos se van incorporando a la normalidad y al trabajo en la oficina, son muchos los que todavía siguen trabajando desde casa. Lo que puede derivar en una mayor desafección por parte del empleado hacia la empresa, problemas para desconectar o trabajar mayor número de horas de las pactadas. Esto deriva en altos niveles de ansiedad. Está claro que el teletrabajo tiene beneficios. “Aporta más concentración y productividad, además de más eficacia y eficiencia” señala Yolanda Álvarez. Sin olvidar el evidente “ahorro de costes de desplazamiento al empleado” y la “contribución a la sostenibilidad” como apunta María Sánchez.

“Todos hemos aprendido a utilizar mejor el tiempo disponible. En las reuniones se ha conseguido una eficacia digna de mención.  También es importante la conciliación, que se ha hecho más fácil. El mayor inconveniente, la falta de calor humano y una cierta pérdida de espíritu de equipo” explica M. Claudia Londoño. Por ello “la labor de los jefes y directivos es fundamental en esta etapa. La falta de contacto con el resto del equipo hace que las tareas diarias sean más complicadas” añade Macarena Bellido.

Como indica María Sánchez, “lo fundamental es mantener el contacto usando los recursos y herramientas de los que disponemos” y optar por un lenguaje “más visual” propio de las videollamadas. Además, Fudeat está presente también en esa creación de equipo. Sánchez indica, “hemos podido enviar desayunos o incluso organizar la ‘cena de Navidad’ virtual para que los asistentes a un evento sigan teniendo esa parte gastronómica que tanto echamos de menos”. 

El teletrabajo y sus beneficios han llegado para quedarse pero “la presencialidad para eventos, formaciones, team buildings se seguirá manteniendo y se valorará mucho más” concluye Yolanda Álvarez. Escenarios en los que el catering cumple un relevante papel. 

Vitales en la vuelta a la tan ansiada normalidad

Con la llegada de la vacunación, las empresas y empleados confían en poder recuperar la normalidad tan ansiada por todos. Para ello, es importante aprender de la nueva situación, “optimizar lo anterior y adoptar lo mejor de lo nuevo” comenta M. Claudia Londoño, “compaginándolo con lo hecho hasta ahora, usando las herramientas necesarias según requiera la situación”, como explica Macarena Bellido, y es que según sus palabras, “aprender siempre es bueno, por definición”.

Para María Sánchez parece que se dará un modelo híbrido de trabajo. Combinando el presencialismo con el teletrabajo, una fórmula “que favorece la flexibilidad y conciliación. Además ayuda a contrarrestar los problemas derivados por falta de comunicación y socialización”. Se generará “un estilo de liderazgo con más empatía, que requerirá una comunicación y feedback constantes. Así mismo se trabajará por objetivos”.

Tal y como indica Yolanda Álvarez, esta vuelta a la normalidad “dependerá de la situación y realidad de cada empresa. Y también de cómo hayan podido superar estos meses”. Aunque hay ganas de reactivación y como Álvarez afirma, “el papel de las secretarias y assistants, como siempre ha sido y será clave para la reactivación”. 

Desde Fudeat seguiremos apoyando en el camino al éxito

Y es que en esta crisis, las secretarias han sido una pieza clave en la comunicación interna. Han facilitado un apoyo esencial a los equipos en los nuevos escenarios. Y con su impecable trabajo y demostrando de nuevo su polivalencia y rápida adaptación a los cambios. Por ello no cabe duda, de que las secretarias serán responsables del éxito o no de las compañías en esta próxima etapa. 

Una vuelta a la normalidad en la que, como estaba antes, y ha estado durante estos meses pasados, Fudeat seguirá al lado de las secretarias y PAs. Facilitaremos su trabajo y ayudando a crear experiencias gastronómicas únicas y especiales para crear eventos dentro y fuera de la oficina que dejen huella.