Este mes de octubre hemos organizado uno de los eventos más complejos de este año ya que de nosotros no solo dependía el catering. También nos ocupábamos de las listas de invitados, la web, el instagram, la lista de Spotify, los carteles de bienvenida, el photocall, el vídeo-recuerdo… Organizábamos el reencuentro de la primera promoción de la licenciatura de Administración y Dirección de Empresas de una universidad importante de Madrid, los asistentes volvían a encontrarse 25 años después y estaba en juego la ilusión de mucha gente.

¡Había que estar a la altura!

Por si os encontráis en una situación similar pronto en la que una buena organización es imprescindible, aquí os dejamos unos consejos y nuestra experiencia sobre cómo organizar una fiesta de antiguos alumnos y no morir en el intento. 🙂

1. Pónselo fácil a los invitados: juntar a más de 100 personas para un mismo día y hora, no es tarea sencilla. Por ello, creamos una web para que los asistentes pudieran comprar su entrada y encontrar toda la información acerca del evento. La dirección, la hora, la agenda… Diseñamos una forma fácil de adquirir un ticket y enterarte de todo sobre la fiesta.

2. Genera expectativas: desde el momento que anuncias la fiesta hasta la fiesta en si, las ganas de ir tienen que ir in crescendo. Por ello, creamos una cuenta de instagram y un hashtag para ir generando ambiente. Los antiguos alumnos se unían al grupo y así no solo se enteraban sobre las novedades de la fiesta, sino que encontraban a sus antiguos compañeros de clase para conectar de nuevo de forma online.

3. Invita a participar: otra iniciativa importante es hacerle sentir a los invitados como parte del evento y no hay mejor forma de hacerlo que haciéndoles partícipes. Para ello, sugerimos a los asistentes que enviasen fotos de los años universitarios. Con lo que recibiésemos, editaríamos un vídeo que proyectaríamos en la fiesta. También les pedimos que nos mandasen las canciones que querían que pusiéramos en la fiesta. Ahora sí que hablábamos de un evento para todos ¡y organizado por todos!

4. Cuenta con los mejores: igual que cada maestrillo tiene su librillo, cada uno a su oficio. Por ello, cuando busques proveedores de audiovisuales o cartelería cuenta siempre con alguien de confianza, capaz de adaptarse a los cambios de última hora y con buenas referencias. Nosotros ya llevamos tiempo contando con Athema Plus quien una vez mes, dió la talla a la hora de diseñar y maquetar el cartel de bienvenida de la puerta y el photocall que colocamos en el interior, también de presentarnos a Ivány su equipo, expertos en audiovisuales, para la correcta conexión de los micrófonos de manos, el sonido y la pantalla de televisión en la que se puso el vídeo.

5. No arriesgues: cuando hablamos de comida y bebida, hablamos de cerveza helada, un buen vino, de jamón, de croquetas, de anchoas, de quesos. De productos de calidad, de una buena materia prima. Y sobre comer y beber (bien) en España sabemos un poco. Por ello organizamos el evento en BDJ, restaurante y espacio colaborador de Fudeat, donde trabajan “para que te pongas fino con lo más fino de la cocina española más tradicional”. Su local de la calle Velázquez 128 no solo está céntrico para ponérselo fácil a los invitados, sino que cuenta con dos plantas perfectas para una usarla para la recepción y otra la cena. También tiene un patio interior y buena acústica.

6. Crea recuerdos, crea momentos: “La gente olvidará lo que dijiste, olvidará lo que hiciste, pero nunca olvidará cómo les hiciste sentir”, dijo Maya Angelou. Nos tomamos esta lección de vida muy en serio para el evento y por ello generamos distintos momentos para hacer de la fiesta un recuerdo inolvidable. Al llegar los asistentes recibían una chapa con su foto y nombre sacado de la orla ¡de 1993!, dejaban sus abrigos y bolso y subían a la primera planta. Una vez todos dentro, se puso una primera lista de música de los 90 para durante el cocktail, terminada la cena los organizadores dieron un corto pero emotivo speech y se puso el vídeo recuerdo con fotos de la época. Tras esto comenzó la barra libre con música disco de aquellos años. Cada evento tiene que tener sus timings y sus momentos especiales para que el divertimento y la sorpresa sea constante.

7. Sé agradecido: sonríe y da siempre las gracias tanto a organizadores como a invitados por haberte hecho partícipe de una noche tan bonita.

¡Volver a juntar a tus compañeros de clase 25 años después no tiene precio!