Organizar una Fiesta de 600 personas no es sencillo

Hay muchos detalles importantes que pueden no tenerse en cuenta si no se organiza la fiesta con tiempo. 600 personas implica que hay muy pocas cosas que puedes dejar al azar. Todo cuenta, todo suma y es en los detalles dónde se marca la diferencia.

El pasado 13 de diciembre organizamos en el Palacio de Neptuno de Madrid uno de los grandes eventos de The PowerMBA para reunir a sus alumnos. El catering servido por Brunoise resultó un éxito. Los fundadores de este innovador MBA, la charla de Álvaro Ramírez, ex CEO de SAGE y una banda de rock hicieron el resto.

Aprovechamos la ocasión para daros algunos consejos a la hora de organizar un evento o fiesta tan exigente para que esté a la altura de invitados y organizadores:

1) El espacio. 

Hay pocos sitios, que no sean hotel o discoteca, dónde se pueda organizar un evento para tantas personas. Por lo que va a tocar balancear entre precio y logística. Las alternativas son:

  • Buscar algo fuera de Madrid dónde puedes conseguir un buen precio pero puede tener menor acogida por el tema de la logística: coche, contratar autobuses…
  • Buscar algo en el centro de Madrid: el precio encarece bastante pero tienes garantizado una muy buena asistencia.

2) El tiempo.

Siempre hay que tener un plan B o que tu plan A contemple todas las situaciones posibles. Que tengas suerte con el tiempo es una cuestión casi de azar, como decíamos antes; no se puede dejar nada a la suerte. En nuestro caso nuestra decisión de organizarlo en el Palacio de Neptuno que está completamente cubierto fue una buena decisión visto lo ocurrido en España durante el fin de semana. ¡Diluviaba!

3) El ritmo.

Un evento siempre tiene que tener sorpresas, interacciones con los asistentes y pasar de un evento plano a un evento dinámico. En nuestro caso unas ponencias constructivas y un grupo de música fueron claves para romper el hielo.

4) La comida.

Esta es una partida complicada porque toca hacer malabares con el catering para poder ofrecer un menú balanceado. Hay que tener en cuenta: el perfil de gente que va a asistir al evento (la gran mayoría jóvenes con ganas de divertirse), la cantidad de alcohol que se va a servir durante el evento y todo ello con un presupuesto que siempre van a querer ajustar al máximo. Organizar un evento de estás características implica un trabajo de organización, coordinación y montaje de 2 días como mínimo.

5) El montaje.

Nuestra recomendación es montar todo el evento el día de antes (si el espacio te deja, claro). Es una diferencia clave para que todo salga según lo previsto. Te da un margen de error de un día que permite subsanar cualquier contratiempo con un proveedor, algún detalle que se ha pasado por alto, etc.

6) Iluminación.

Es una de las partidas con las que nunca escatimaría. Crea ambiente y marca la diferencia en la actitud de la gente. Crear un clima de celebración, luces tenues y a ser posible con los colores corporativos del cliente hace que se cree una simbiosis increíble entre asistentes y marca.

7) Objetivo del evento.

Antes de ponerse como loco a organizar el evento es muy importante saber cuál va a ser el objetivo. Existen múltiples (agradecer, fortalecer el valor de marca, captar nuevos clientes, reforzar la comunidad de usuarios, etc.). En mi opinión creo que todos se pueden conseguir siempre y cuando hagas que el evento sea dinámico y tengas un equipo de medios, RRSS y content marketing que permitan crear viralidad. En un mundo tan interconectado es fundamental tener presencia en los medios digitales: antes del evento para crear ilusión, durante el evento para conectar con gente que no ha podido ir o porque el aforo no lo ha permitido, y después del evento rentabilizar el contenido estirándolo al máximo.

8) Seguridad.

Es muy importante contar con un equipo profesional que se ocupe de velar por la seguridad de todos los asistentes: controlar los aforos, tener claro un plan de evacuación y mantener y apaciguar a los asistentes en caso de cualquier trifulca.

La mejor noticia en este tipo de eventos es la falta de noticias. Gracias a ThePowerMBA por confiar en nosotros y a todos los proveedores. ¡Sin vosotros no habría sido posible!

Organizar una Fiesta de 600 personas no es sencillo